מילוי טפסי הרשמה למוסדות אקדמיים בחו”ל הינו תהליך חשוב ביותר בתהליך ההרשמה הכולל בתוכו מספר אתגרים שיש להתגבר עליהם על מנת ליצור מועמדות מנצחת. על מנת להירשם ללימודים אקדמיים בחו”ל יש למצא מספר טפסים ולעבור מבחנים מסוימים, התואמים את מטרת הלימודים, כגון מבחן SAT או מבחן TOEFL קיימים שני סוגים עיקריים של טפסים. ראשית, טפסים רשמיים, הכוללים תעודות ציונים, מסמכי פיננסיים (לצורך הוכחת מצב כלכלי) ואישורי בריאות. כלל מסמכים אלה דורשים חתימה של אדם מורשה (לדוגמא, נוטריון) או מוסד רשמי (לדוגמא, בית ספר תיכון).

לאור אופיים האובייקטיבי של מסמכים אלה, לא אפרט עליהם. רק אציין כי יש לתת תשומת לב שהמסמך המתורגם מספק את כלל המידע שהמוסד האקדמי בחו”ל דורש, והינו מידע מדויק. בנוסף, מוסדות אקדמאים מסוימים ידרשו להציג את המסמך המקורי או ידרשו להשתמש בגורם שלישי אובייקטיבי שיעריך את טיבו של המסמך. לדוגמא, בארה”ב, ישנו ארגון בשם World Education Service (WES) האחראי להערכת אמינותן וטיבן של מסמכים מתורגמים.

שנית, טפסים אישיים סובייקטיביים. בין טפסים אלה ניתן למצוא חיבורי הרשמה (Orientation Essays or Statement of Purpose) הדורשים בין 500 ל- 1500 מילים המתייחסים לשאיפות המועמד ביחס ללימודים בכלל ובמוסד האקדמי הספציפי בפרט. ההיבט האחרון הוא מהותי, שכן על המועמדים להסביר למה תוכנית הלימודים שמוסד זה מציע מושך אותם ומתאים להם (דרישה זאת אינה מתקיימת ברוב המוסדות האקדמיים בישראל) בנוסף, קטגוריה זאת מכילה בתוכה קורות חיים, שגם הוא מאפשר חופש ויצירתיות בכתיבתו.

מסמכים אישיים מהווים מקור בו אנשי הפקולטה מסוגלים להניב מידע רב יותר מהמועמדים בהשוואה למסמכים רשמיים. לאור זאת, יש חשיבות רבה לתרגם את המסמכים בצורה מיטבית. לפיכך, יש להבין כי בעיה עיקרית בתרגום מסמך נובע מחשיבה לוגית מוטעית. כאשר אנשים חושבים על משפט בשפת האם שלהם (לדוגמא, עברית) ומשתמשים באוצר המילים שלהם בשפה זרה (לדוגמא, אנגלית) על מנת לבטא אותו משפט בדיוק, הם יוצרים טעויות דקדוקיות מביכות הפוגעות בהתרשמות האישית של אנשי הפקולטה מהמועמד.

כתיבת מסמכים בשפה זרה

כתיבת מסמכים בשפה זרה, ובכלל זה שירותי תרגום מסמכים, מחייב לכלול שימוש בניב המקומי, מטאפורות, ביטויים (Idioms) ואף בסלנג על מנת לבטא יצירתיות ואוצר מילים נרחב. מרכיבים אלה חשובים עוד יותר כאשר מתקיימת שאיפה להתקבל לתוכנית לימודים במקצוע הומאני (קרי, פסיכולוגיה, ספרות, היסטוריה וכדומה). מעבר לרצון לציין סגולות מגוונות, מסמכים אישיים מהווים הזדמנות להראות כישורי כתיבה, הבעה וחשיבה אשר כל כך נחוצים להצלחה בתוכניות לימודים הומאניים אקדמיים. בדומה לכך, במהלך הראיון אישי, המהווה את שלב מתקדם יותר בתוכנית קבלה ללימודים אקדמיים לתארים מתקדמים (תואר מאסטר/שני ומעלה), מתמקדים והמראיינים באותו רגע (בפסיכולוגיה נהוג לכנות זאת: Here and Now approach) על מנת להעריך את התאמת המועמד לחוג הלימודים.

כאמור, יהיה זה מגוחך מצד מועמד לציין שהוא בעל כישורי שיחה מצוינים ויכולת חברתית נהדרת ובאותה העת גופו יהיה מכווץ ומסוגר בנוסף להיותו ביישן במהלך ראיון. כך הדבר נכון בכתיבת חיבורים אלה. מועמד יזכה לתשומת לב שלילית אם יציין כי הוא בעל כתיבה הינו תחביב שלו, הוא בעל ניסיון רק בכתיבת מאמרים ובאותה עת יציג מסמך עם טעויות כתיבה מביכות ואוצר מילים מוגבל. לפיכך, אמליץ להשתמש בשירותיהם של אנשים הדוברים את השפה הזרה כשפת אם, על מנת שאלה יוכלו לוודא כי החיבור תואם את הניב המקומי.

קורות חיים הינו מסמך שגם כן נכלל תחת הקטגוריה של מסמכים אישיים. קורות חיים אקדמיים אינם דומים כלל לפורמט קורות החיים מקצועיים. זכרו, מסמך זה אמור להיכתב בצורה ספציפית וזאת מעבר להתנסחות מיטבית באנגלית שאותו כל גורם מקצועי (דובר השפה הרלוונטית כשפת אם) יכול לבצע. על המועמד לכתוב מסמך זה בצורה ספציפית על מנת שיצליח להגיש את סגולותיו בהקשר של הלימודים (או המשרה) הספציפיים. רק כך יוכל הוא לבלוט מעל מועמדים אחרים.

לסיכום, חשוב לזכור שהתרגום של רוב המסמכים מחייב שליטה במונחים מקצועיים (משפטיים, רפואיים ואחרים), ולכן לא מספיק לשלוט בשפת היעד, אלא חיוני גם לשלוט במינוח המקובל בתחום. ראוי לחקור ביסודיות אילו מסמכים צריכים להגיש למוסד הלימודים, וזאת על מנת למנוע אי נעימויות או טרחה ביורוקרטית שתבוא בעוכרי המועמד בשלב מאוחר יותר.